إدارة وصول الزوار دون انتظار عند الاستقبال

يصل ضيف إلى موعده في الوقت المتفق عليه، فلا يجد في الاستقبال من ينتظره بالاسم. تبدأ مكالمة لمعرفة من دعاه، ثم أخرى للتأكد من أن مضيفه موجود في المبنى أصلاً، بينما يقف الضيف في البهو يشاهد دقائق موعده تمضي. التأخير هنا ليس تقصيراً من موظف الاستقبال، بل هو الفجوة بين الاجتماع الذي يعيش في مكان، ووصول الضيف الذي يدار في مكان آخر تماماً.

لماذا يحدث الانتظار

يعمل الاستقبال بما وصله سلفاً: بريد محول، أو اسم مكتوب على ورقة، أو لا شيء. من حجز الاجتماع يعرف أن ضيفه قادم، أما المكتب الذي يستقبل الضيف فلا يعرف غالباً. وحين لا تربط بيانات الضيف بالاجتماع الذي ينتمي إليه، يتحول كل وصول إلى تحقيق صغير في هوية من جاء إليه وهل ذلك الشخص جاهز.

والمضيف يقع في العمى نفسه من الجهة الأخرى؛ فهو في مكتبه أو في قاعة أخرى لا يدري أن ضيفه قد وصل، فينتظر الضيف لا لأن المضيف مشغول، بل لأن أحداً لم يخبره.

كيف يزيل النظام الانتظار

نظام إدارة الاجتماعات يسجل الزيارة قبل وصول الضيف، مرتبطةً بالاجتماع ومضيفه. وحين يصل الضيف إلى الاستقبال، يخطر المضيف لحظة وصوله، فلا يحتاج أحد إلى البحث عمن يتصل به. تعرض شاشة الاستقبال بطاقة الزيارة واسم المضيف، فيتحول المكتب الأمامي من نقطة تخمن إلى نقطة تعرف سلفاً من المنتظر وإلى أين ترشده.

ولأن الزيارة مسجلة مسبقاً لا مرتجلة عند الباب، يستقبل الضيف باسمه بدل أن يطلب منه أن يشرح سبب حضوره.

الضيف ليس كل ما يصل

موقف السيارة جزء من الزيارة نفسها غالباً، ويسقط في الطريق بسهولة سقوط الاسم؛ تناولنا هذا في ربط طلب الموقف بالحجز. وكلٌ من الزيارة وموقفها ضمن ما يصفيه المعتمد من شاشة واحدة بدل عدة شاشات، وهو ما تناولناه في مركز المتابعة. والشاشة التي ترشد الضيف إلى مضيفه من جنس الشاشة التي تعرض حالة القاعة على بابها، موضوع شاشات الإجتماعات.

الخطوة العملية

راقب أسبوعاً واحداً كم ينتظر الضيوف في الاستقبال قبل أن يصلوا إلى من جاؤوا لأجله. إن كان الانتظار يقضى في معرفة من هم لا في اصطحابهم إلى الداخل، فالحل ليس استقبالاً أسرع، بل زيارة معروفة قبل أن يصل الضيف.

ابدأ الآن وأدر وصول الزوار دون انتظار.