اعتماد حجز قاعات الاجتماعات: متى يلزم ومن يقرر

قاعة مجلس الإدارة في الدور العاشر محجوزة كل يوم ثلاثاء من العاشرة إلى الحادية عشرة. حجزها موظف في التسويق قبل شهرين لاجتماع فريقه الأسبوعي، لأنها أجمل قاعة في المبنى ولم يمنعه النظام. وفي أحد أيام الثلاثاء يصل وفد من أحد البنوك لمقابلة الرئيس التنفيذي، فلا يجد مدير مكتبه قاعة تليق بالزيارة.

في منشأة أخرى حدث العكس. كل حجز يحتاج إلى موافقة مدير الخدمات الإدارية، حتى قاعة صغيرة لأربعة أشخاص. المدير في إجازة، والطلبات تنتظر، والموظفون يجتمعون في الممرات. المثالان للتوضيح وليسا قصة عميل بعينه، لكنهما يصفان خطأين متعاكسين في قرار واحد: أي القاعات تحتاج إلى موافقة؟ ويشرح هذا المقال كيف يضبط نظام اجتماع (Ejtma) هذا القرار.

الموافقة حيث تلزم فقط

الموافقة لها تكلفة. كل طلب ينتظر قرارًا يعني موظفًا لا يعرف هل يدعو ضيوفه أم ينتظر. لذلك تنفع الموافقة حين يزيد الطلب على قاعة عن الأوقات المتاحة لحجزها، أو حين يكون للقاعة استخدام لا يناسب كل اجتماع. وتضر حين تفرض على قاعات عادية يتوفر مثلها في كل دور.

في نظام اجتماع تفعل المنشأة الموافقة لكل نوع من الاجتماعات على حدة، مثل الاجتماع في قاعة داخل المنشأة والاجتماع عن بعد. ثم تحدد لكل قاعة معتمديها. والقاعة التي ليس لها معتمد يصل طلب حجزها إلى المعتمد العام إن حددته المنشأة. وإذا لم يوجد معتمد عام، يقبل الحجز مباشرة.

بهذا تستطيع المنشأة أن تشترط الموافقة على قاعة مجلس الإدارة وقاعة التدريب الكبرى، وتترك قاعات الفرق الصغيرة للحجز المباشر.

أكثر من معتمد للقاعة الواحدة

يمكن أن يكون للقاعة أكثر من معتمد. يصل الطلب إليهم جميعًا، وتكفي موافقة واحد منهم بشرط ألا يرفضه آخر. وهذا ليس تسلسلًا من مستويات، فالطلب لا ينتقل من معتمد إلى من يليه.

لهذه القاعدة فائدة عملية: تعيين معتمدين اثنين يمنع توقف الطلبات حين يغيب أحدهما. ولها شرط كذلك. رفض واحد يكفي لرفض الطلب، لذلك يحسن أن يتفق المعتمدان مسبقًا على ما يقبل وما يرفض، مثل إعطاء الأولوية لاجتماعات الضيوف الخارجيين.

ويقرر المعتمد من داخل النظام أو من رابط يصله بالبريد الإلكتروني، فلا يحتاج إلى فتح النظام كي يوافق على طلب واضح.

من يحجز دون انتظار

بعض المستخدمين لا معنى لانتظارهم الموافقة. مدير مكتب الرئيس التنفيذي يحجز قاعة مجلس الإدارة كل أسبوع، والمعتمد سيوافق في كل مرة. لذلك تحدد المنشأة لكل قاعة مستخدمين يحجزون دون انتظار الموافقة، فيقبل حجزهم مباشرة. وإذا كان صاحب الحجز نفسه من معتمدي القاعة، يعتمد حجزه دون طلب موافقة.

وهناك قاعات لا يكفي فيها اشتراط الموافقة. القاعة التي تحمل علامة (صلاحية خاصة) لا يستطيع حجزها إلا مستخدم لديه هذه الصلاحية. فلا يصل إلى المعتمد أصلًا طلب من موظف لا يحق له استخدام القاعة.

ويمكن إيقاف الحجز على قاعة مع بقائها ظاهرة في القائمة. وإذا دخلت القاعة في صيانة، يمنع أمر الصيانة الحجز خلال مدته، مع رسالة تظهر للموظفين توضح السبب.

الطلب المعلق وتذكيرات المعتمد

الطلب الذي ينتظر الموافقة يحجز وقته في القاعة، فلا يأخذه طلب آخر في الأثناء. وتفصيل ذلك في مقال تعارض حجوزات قاعات الاجتماعات. لهذا السبب يؤثر تأخر المعتمد في غير صاحب الطلب أيضًا: القاعة تبدو مشغولة لكل من يبحث عن وقت فيها.

يرسل نظام اجتماع تذكيرات إلى المعتمد الذي لم يتخذ قرارًا، ومواعيدها الافتراضية بعد 24 و48 و72 ساعة من تقديم الطلب، بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية. وتستطيع المنشأة تغيير هذه المواعيد.

ولا يلغي النظام الطلب إذا بقي دون قرار. يبقى معلقًا حتى يوافق المعتمد أو يرفض. لذلك يحتاج مسؤول القاعات إلى مراجعة الطلبات المعلقة بنفسه، خصوصًا التي اقترب موعد اجتماعها.

التعديل بعد الاعتماد

قد يعتمد الحجز ثم يغير صاحبه شيئًا فيه. في نظام اجتماع ينشئ التعديل على اجتماع منشور نسخة جديدة تمر بالموافقة من جديد. وإذا لم يتغير وقت الاجتماع، بقيت موافقة القاعة السابقة سارية، ولا يطلب من المعتمد الموافقة على وقت وافق عليه من قبل.

وموافقة القاعة أول خطوة في المسار. بعدها تأتي موافقة الخدمات ثم موافقة المواقف إن طلبهما صاحب الحجز، ثم ينشر الاجتماع. يشرح مقال خدمات الاجتماعات ومركز المتابعة الخطوة الثانية، ومقال موافقات مواقف السيارات الخطوة الثالثة.

حدود ينبغي معرفتها

لا يقيد نظام اجتماع حجز قاعة بإدارة معينة أو فرع معين. القيد المتاح هو الصلاحية الخاصة، وهي تمنح للمستخدمين عبر أدوارهم. ولا يوجد حد أقصى لمدة الحجز، ولا حد أدنى للمدة بين تقديم الحجز وموعد الاجتماع. أما ساعات العمل وأيامه فتطبق على كل الحجوزات، وعدد الحضور لا يتجاوز سعة القاعة.

وفي الاجتماع المتكرر تصدر الموافقة على السلسلة كلها. إذا تعارض موعد واحد منها مع حجز آخر، ترفض السلسلة كاملة مع بيان السبب وتاريخ أول تعارض، ولا يتخطى النظام الموعد المتعارض وحده.

قرارات قبل التفعيل

اكتب قائمة بقاعات المنشأة، وضع أمام كل قاعة جوابين. الأول: هل يزيد الطلب عليها عن الأوقات المتاحة لحجزها، أو لها استخدام خاص؟ إذا كان الجواب لا، فلا تحتاج إلى معتمد. والثاني: من يقرر إذا غاب المعتمد الأول؟ إذا لم يوجد اسم ثان، فالقاعة ستتوقف مع أول إجازة.

ثم حدد لكل قاعة من يحجزها دون موافقة، وهم في الغالب قلة تعرفهم المنشأة بالاسم. وبعد شهر من التشغيل راجع الطلبات التي وصلت إلى التذكير الثالث. تكرارها عند معتمد واحد يعني أن القاعة تحتاج إلى معتمد إضافي، أو لا تحتاج إلى موافقة أصلًا.

يمكنك التعرف على نظام اجتماع وطريقة إدارته لحجز قاعات الاجتماعات واعتمادها.